Бизнес-процессы в Битрикс24

В любой организации есть свои бизнес процессы: взаимодействие с заказчиком, отгрузка товара, другие операции — все это требует выполнения определенных действий. Конечно, эти операции могут выполняться вручную с помощью телефонных звонков, электронных писем и других ручных операций. Но в этом случае возникает риск возникновения бардака — то есть мы что‑то неверно указали, забыли выполнить какое‑то действие при составлении заказа, не смогли дозвониться нужному человеку и в итоге заказчик обращается к другой организации, мы лишаемся крупного заказа.

Битрикс24 — это онлайн‑сервис, в котором собраны все нужные инструменты для работы компании и управления бизнесом. Он позволяет перенести в единое пространство и автоматизировать все рабочие коммуникации, продажи, проекты и бизнес‑процессы. То есть, это как раз тот инструмент, который нам нужен для наведения порядка в наших бизнес процессах.

С помощью Битрикс24 можно автоматизировать выполнение рутинных операций, таких как создание задач, отправка уведомлений, обновление данных. Также можно обеспечить контроль выполнения с возможностями по отслеживанию этапов и сроков выполнения задач и обеспечить эффективность работы за счет сокращения времени на выполнение операций и минимизацию ошибок.

Сущности для которых доступны бизнесс процессы

• CRM
• Смарт-процессы
• Информационные блоки
• Диск

Типы бизнес‑процессов в Битрикс24

Типы бизнес‑процессов в Битрикс24 можно разделить на несколько видов:

1. Простые бизнес‑процессы предназначены для выполнения базовых операций и включают в себя стандартные действия: создание задач и назначение исполнителей, отправку уведомлений и т. д.
2. Последовательные бизнес‑процессы в свою очередь выполняются поэтапно, где каждый следующий этап зависит от результата предыдущего. Примеры: согласование документов, процесс найма сотрудников, обработка заявок клиентов и т. д.
3. Параллельные бизнес‑процессы позволяют выполнять несколько действий одновременно: массовые рассылки, параллельное согласование у нескольких руководителей и т. д.

Настройка бизнес-процесса в Битрикс24

Работа с бизнес‑процессами в Битрикс24 достаточно проста: необходимо с помощью визуального конструктора, построить алгоритм работы. На начальном этапе нам необходимо определить задачу, то есть чётко понять, что именно должен автоматизировать процесс (например, согласование счетов).

Далее нам необходимо настроить триггер, то есть выбрать событие, которое будет запускать процесс (например, создание нового документа). После этого мы добавляем этапы нашего бизнес‑процесса, то есть настраиваем последовательные действия, такие как отправка уведомлений, согласование, изменение статуса и т.д.

Нам может потребоваться настроить определенные условия, например если сумма счета превышает 250 000 рублей требуется дополнительное согласование.

Ну и в завершении необходимо протестировать работу получившегося бизнес‑процесса перед началом использования в практических задачах.

Практическая часть

Разберем на практике создание бизнес‑процесса. Прежде всего вам необходимо убедиться, что у вас достаточно прав для работы с системой. Для того, чтобы работать с бизнес‑процессами необходимы права Администратора портала, либо необходимо иметь разрешение «Разрешить изменять настройки» в настройках своей роли в системе.

Далее мы можем воспользоваться шаблонами, которые можно использовать для реализации вашего алгоритма. В Битрикс24 имеются шаблоны для различных бизнес‑процессов.

Мы в качестве примера создадим шаблон для бизнес процесса диска. Для этого перейдем в раздел Диск -> Общий диск -> Настройки CRM:

Далее переходим в Настройки -> Бизнес-процессы:

Создаем последовательный бизнес-процесс:

Готовый результат: