Смарт-процессы в Битрикс24

Система Битрикс24 гибко адаптируется под потребности компаний и их клиентов. Этому способствуют различные умные инструменты, которые гибко настраиваются и интегрируются в CRM-модуль и воронки продаж. Одно из таких средств — это смарт-процессы.

Что такое и чем полезны смарт-процессы

Смарт-процессы Битрикс24 — это инструмент, который позволяет создавать в CRM-модуле карточку с настраиваемым набором полей, отдельными воронками, стадиями и т. д. Средство пригодится для решения таких задач, как:

1. Создание разных реестров и справочников, например агентства недвижимости
2. Ведение учёта животных в ветеринарных клиниках
3. Учёт договоров, рекламаций, корреспонденции и других данных

Разные смарт-процессы, сделки и воронки можно связать между собой с помощью роботов и бизнес-процессов. Это может быть полезно, например, в случае, когда меняется способ реализации товара или услуги, сначала сдача в аренду, потом продажа. Бизнес-процессы автоматизируют подстановку номеров и дат документов в карточки сделок.

Создание и настройка смарт-процессов в Битрикс24

Чтобы начать пользоваться смарт-процессами в Битрикс24, нужно выполнить три шага:

1. Выбрать тип самого процесса и создать его
2. Заполнить карточку элемента
3. Настроить права доступа

Если монитор обладает большой шириной экрана, выпадающее меню Смарт-процессы будет сразу видимо на панели меню модуля CRM. В противном случае интересующий орган управления будет спрятан под элементом Ещё. После наведения курсора мыши появится строка Смарт-процессы, которая в свою очередь, открывает доступ к пункту Список:

Когда будет открыт пустой список смарт-процессов Bitrix24, следует добавить туда новый элемент, для этого потребуется:

Как связать смарт-процессы с другими элементами

Смарт-процессы в Битрикс24 можно связывать с другими элементами CRM-модуля, а также с другими смарт-процессами. В результате элементы смарт-процесса будут появляться в карточке сделки и наоборот.

Эта задача выполняется в двух нижних пунктах меню настройки смарт-процесса. В разделе Связи можно выбрать элементы (сделки, лиды, контакты), привязываемые к новому процессу. Также доступно противоположное по смыслу действие — выбрать, к каким элементам привязать процесс. Отличия между этими вариантами заключаются в том, что при Привязке к… процессу сделка или заказ будет автоматически заноситься в карточку процесса. Режим Привязать процесс к другим элементам… означает, что в карточке совместимого объекта (компания, сделка, предложение и т. п.) появится поле с элементом смарт-процесса.

В любом случае связывание смарт-процесса со сделками сводится к следующим шагам:

Редактирование смарт-процессов

Когда смарт-процесс будет создан, следует добавить туда нужные поля и отредактировать стадии, если соответствующие инструменты включены. Это позволит структурировать все задачи для удобной работы. Например, реестр документов может содержать этапы Начало, Подготовка и Согласование.

Стадии в смарт-процессах редактируются точно так же, как в окне сделок, для этого нужно:

1. Выбрать режим отображения Канбан
2. Кликнуть по значку карандаша в правой части строки и поменять название, а затем нажать на Enter
3. Если надо добавить новую стадию, то кликнуть на + на стыке строк и ввести заголовок
4. Для удаления лишних этапов нажать на крестик в режиме редактирования

Если потребуется поменять название смарт-процесса или его связи, то надо нажать на значок шестерёнки в правой части окна и выбрать подходящий пункт. После этого откроется уже описанное окно редактора:

Для добавления своего поля потребуется:

1. Выбрать режим отображения Канбан или Список
2. Кликнуть по значку с шестерёнкой
3. Выбрать пункт Настройка полей
4. Заполнить название и выбрать тип данных, сохранить изменения

Пример использования смарт-процесса в создание реестра документов

Посредством смарт-процессов можно упростить организацию работы целого отдела. Например, можно создать реестр документов, в котором значения полей из списка передаются в карточку сделки, чтобы в последней были видны номер договора, дата и сумма, для этого потребуется: