Списки в Битрикс24

Универсальные списки Битрикс24 — гибкий продвинутый инструмент, который позволяет решать множество задач.

Какой наиболее привычный и понятный вариант отображения большого объема данных? Ответ будет однозначный, таблица.

Битрикс24 представляет все элементы в формате списков-таблиц. Таким образом, списки в Битрикс24 — удобный инструмент для хранения любой структурированной информации.

Универсальные списки представляю собой перечень элементов, каждый из которых состоит из полей. К примеру, элемент — договор, а поля — данные о документе (номер, сумма, ответственные лица, реквизиты и т.д.).

Универсальные списки Битрикс24 — это всё для учета документации, составлении реестра, сортировки информации, хранилища данных. Какую информацию хранить — решать только пользователю, это могут быть:

Строка
Число
Список
Файл
Привязка к другим спискам
Дата/Время
HTML/текст
Счётчик
Привязка к элементам CRM
Файл (Диск)
Привязка к сотруднику
Привязка к Яндекс. Карте
Деньги

Универсальные списки создает администратор Битрикс24. Если настроить права доступа соответствующим образом, то пользователи смогут иметь возможность просматривать и редактировать данные.

Преимущества и возможности списков в Битрикс24

Главное преимущество списков Битрикс24 заключается в их гибкости и возможности настройки под потребности конкретных компаний. В числе других особенностей и возможностей инструмента отметим:

Хранение любой информации: даты, файлы, числа, текстовые названия, макеты, скан-копии и многое другое.
Совместное редактирование и обновление данных: с учетом имеющихся прав доступа пользователи корпоративного портала могут принимать участие в актуализации, корректировке сведений в универсальных списках.
Создание отчетов и фильтров: это позволяет сортировать и анализировать информацию с использованием определенных критериев для получения объективной и достоверной информации о текущем положении дел и принятии обоснованных управленческих решений.
Автоматическое заполнение и обновление данных: в случае редактирования списка пользователем в нем отображаются его имя и фамилия, дата внесения изменений.
Автоматическая обработка документов: списки можно привязывать к бизнес-процессам, созданным на корпоративном портале. Например, в рамках работы над крупным проектом. Такой подход существенно облегчит поиск данных и упорядочит их хранение в системе.
Распределение прав доступа: администратор портала может разрешить редактирование и просмотр полей списка конкретному кругу лиц. Это необходимо для достижения высокого уровня информационной безопасности и конфиденциальности при работе с внутренней документацией фирмы.
Интеграция с другими инструментами: список Битрикс 24 может интегрироваться со многими другими инструментами СРМ. В частности, можно создать уведомление или задачу на основе конкретных изменений или событий в списке. Это обеспечит единый рабочий процесс и оперативное реагирование на важные событие.

Штатный инструментарий Битрикс 24 станет более современной и функциональной заменой электронных таблиц Excel или Google Sheets. При этом сотрудникам фирмы больше не придется использовать разные программы для решения различных рабочих задач.

Сценарий использования

Универсальный список Битрикс24, представляет собой перечень элементов, каждый из которых состоит из полей.

В данном кейсе каждый элемент — это договор, а поля этого элемента — это данные о договоре, его номер, наименование контрагента, с которым заключен этот договор, сумма, ответственные лица и т. д. Конкретно у этого клиента реестр договоров состоит из таких полей: номер договора, дата, префикс договора, номер дополнительного соглашения, скан копия договора, компания:

Вот так выглядит реестр договор. Все необходимые поля выведены в меню. Таким образом, можно быстро собирать данные о заключенных договорах, фильтровать, выбирать только нужные в текущий момент времени:

В этом разделе Битрикс24 можно устанавливать права доступа для пользователей корпоративного портала: к списку в целом и к каждому отдельному элементу:

Как создавать списки в Битрикс24

Список в Битрикс24 создается обособленно или внутри рабочей группы. В первом случае права доступа настраиваются дополнительно. Во втором — они по умолчанию будут такими, как задано в группе.

Как создать список обособленно

В настройках списка проставьте название (в нашем примере — «Рекламные материалы») и описание. При необходимости разместите изображение, которое будет отображаться рядом с названием.

Для автоматизации работы установите галочку возле опции «Включить поддержку бизнес-процессов». Можно активировать опцию «Включить функционал автоблокировки элементов при редактировании», чтобы только один пользователь мог вносить корректировки в элементы:

Перейдите во вкладку «Подписи» и укажите названия элементов («Материалы») и разделов списка:

Перейдите во вкладку «Доступ» и выберите сотрудников, настройте для них права. Тут подразумевается множество вариантов. Например, можно полностью закрыть доступ и сделать доступным только чтение. Можно добавлять элементы или изменять с ограничениями.

В нашем примере выбраны права доступа «Добавление в панели» для всех сотрудников отдела маркетинга и рекламы:

Нажмите на кнопку «Сохранить». В разделе «Списки» появится новый блок — «Рекламные материалы»:

Определите, какие данные нужны в этом списке. Это можно сделать в разделе «Настроить поля»:

Здесь уже есть поле «Название», которое можно редактировать. Здесь проставляется название, а изменению сохраняются:

Можно добавить поля:

Здесь необходимо сгенерировать название поля (в нашем примере — «Количество на складе в Москве»), его тип («Число»). Поставьте галочки около нужных опций: «Показывать в форме добавления», «Показывать в форме редактирования», «Только для чтения (форма добавления)», «Только для чтения (форма редактирования)»:

Таким же способом можно добавить еще одно поле. Например, с названием «Кем создано» и аналогичным типом «Кем создан»:

Далее можно приступить к добавлению материалов. Для этого есть соответствующая опция, которую необходимо нажать. И далее — заполнить созданные поля:

Данные добавляются автоматически:

Как создать список в группе Битрикс24

Создавать список внутри рабочей группы может только ее владелец. Зайдите в нужную и выберите вкладку «Еще». Затем — «Списки»:

Создайте список — действуйте по такому же алгоритму, который описан в предыдущем разделе.

Все участники группы по умолчанию будут иметь права доступа «Изменение». Они смогут добавлять элементы и запускать по ним бизнес-процессы, редактировать список:

Удалять его может только владелец группы.

Универсальные списки упрощают обработку данных внутри Битрикс24, позволяют разгрузить персонал, избежать ошибок в работе. Администратор может дать доступ к информации целому отделу или ограниченному кругу лиц, чтобы сохранить ее конфиденциальность и безопасность.